Découvrez le Télésecrétariat et la permanence téléphonique

Différence entre télésecrétariat et permanence téléphonique

L’email et le téléphone sont des outils de communication très efficaces. Avec le développement de l’externalisation, les entreprises peuvent désormais confier la gestion des appels entrants et des e-mails à un prestataire externe.  Le télésecrétariat et la permanence téléphonique sont rentrés dans les mœurs de l’externalisation depuis plusieurs années , mais on a souvent tendance à les confondre . Savez-vous la différence entre ces deux termes ?

Le télésecrétariat, c’est quoi ?

Le télésecrétariat désigne avant tout les services de secrétariat réalisés à distance ou externalisés. Cette tâche est confiée à un prestataire externe pour le compte du commanditaire. Ce prestataire peut confier les missions à une ou plusieurs secrétaires en fonction du niveau de prestation demandé. Parmi les tâches exécutées en télésecrétariat figurent la réception d’appels, la gestion du courrier, l’envoi de newsletter, l’enquête de satisfaction, l’archivage, la retranscription de supports audio, la gestion des budgets publicitaires, l’organisation des rendez-vous et du planning de la société cliente, la mise en page, la frappe de documents, la conception de documents de tous types, le suivi des dossiers, etc. Recourir à des télésecrétaires offre de nombreux avantages notamment pour les PMI-PME, avec l’optimisation des coûts liés à l’embauche, la flexibilité des horaires de travail (des plages horaires plus étendues, pas de durée minimale entre deux missions), l’absence de contrainte de fourniture des matériels pour mener à bien la mission, un travail à distance du donneur d’ordre représentant dans les 88 % des tâches adminstratives correspondantes, etc.

Quelle différence avec la permanence téléphonique ?

La permanence téléphonique quant à elle, est un service assuré par la société externe de télésecrétariat, destiné à la réception et à la gestion d’appels entrants. La gestion des appels téléphoniques est confiée à des professionnels aguerris dans le domaine. Grâce à ce service, les sociétés sont facilement joignables. Le travail du prestataire est défini sur une plage horaire étendue, en général entre 8 et 20 heures, incluant au besoin les jours fériés et chômés. Ce qui implique que même en dehors des heures d’ouverture de l’entreprise, les appels sont traités et réceptionnés. Les missions de ces prestataires consistent entre autres à renseigner les correspondants, qualifier et transférer les appels, gérer les agendas et les rendez-vous, prendre et transmettre un message à l’appelant, etc.

Ce service offre également de nombreux avantages. En effet, il permet de limiter les appels téléphoniques qui sonnent dans le vide. En outre, il met à disposition de l’interlocuteur un accueil téléphonique humain disponible dans une large plage horaire définie à l’avance. Grâce à la permanence téléphonique, les collaborateurs de la société ne sont plus constamment dérangés. Aussi, le service permet de fournir une information en temps réel via les fax, emails ou SMS. Le service garantit également un respect scrupuleux de la charte d’accueil téléphonique ainsi que des techniques d’accueil.

Pour conclure, le télésecrétariat est une version externalisée de secrétariat réalisé par une entreprises spécialisée et la permanence téléphonique est un service de réception et gestion d’appels entrants.

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