Le lancement d’un nouveau produit est toujours une occasion rêvée pour organiser un événement professionnel mémorable : c’est l’opportunité de resserrer les liens entre les collaborateurs, de renouveler la confiance avec les partenaires et pourquoi d’assurer sa promotion en invitant des journaux et médias spécialisés !
Un événement professionnel demande une organisation millimétrée, car la réputation de l’entreprise est directement impliquée. C’est encore plus essentiel quand il s’agit du lancement d’un produit. Un lancement raté peut compromettre la durée de vie et donc la rentabilité du produit
Dans cet article, nous allons surtout nous concentrer sur le choix du lieu…car oui, comme vous allez le découvrir, il y a plein d’autres possibilités que les habituelles salles communales !
Louer une salle pour un lancement de produit réussi : découvrez nos conseils !
#1 Choisissez un lieu adapté
C’est la première étape quand on s’apprête à privatiser un espace. Il faut choisir l’endroit ! On a tendance à considérer l’espace uniquement, mais prenez aussi en compte l’endroit : est ce que les environs sont mal fréquentés ? Y a-t-il un risque de nuisance sonore ? (Si vous envisagez de lancer un produit haut-de-gamme dans une ambiance plutôt feutrée, il vaut mieux éviter de louer une salle dans un quartier étudiant et festif par exemple…)
Enfin, l’endroit que vous louez doit correspondre à l’univers et la culture de votre entreprise. Et là, il n’y a pas de règles, cela dépend uniquement de l’ADN de votre boîte ! Vous pouvez organiser un événement dans un lieu insolite ou vous orientez sur des locations plus classiques.
Notez tout de même que les lancements de produits ont pour habitude d’être assez haut en couleur donc n’hésitez pas à sortir des sentiers battus pour marquer le coup niveau communication !
#2 Une accessibilité à tout épreuve !
Pour les événements comme les lancements de produit, il faut prendre en compte que certaines personnes invitées ne sont pas familières des lieux. Elles ne résident parfois pas dans la ville où se déroule l’événement. C’est donc primordial que le lieu soit facile d’accès et surtout bien desservi !
Le lieu doit être à une distance raisonnable de l’aéroport le plus proche, accessible par de multiples moyens de transport public et se trouver à proximité de solutions d’hébergements.
Bien sûr, certaines salles valent la peine d’être privatisées même si elles ne sont pas très bien situées. Essayez seulement de faire au mieux ! N’hésitez pas non plus à suggérer différentes solutions pour se loger ou pour se rendre sur place au moment où vous envoyez les invitations !
#3 La superficie : le lieu est-il assez grand ?
Pensez à la capacité d’accueil du lieu que vous privatisez !
L’équipement interne comme les lumières, le son et les écrans seront déjà présents, mais si vous apportez du matériel supplémentaire, assurez-vous d’avoir assez d’espace.
En plus des chaises et des tables pour les convives, il faudra de l’espace pour les buffets et les tables dressées par les traiteurs.
Pensez aussi qu’il est toujours plus agréable pour les gens de se trouver dans endroit suffisamment espacé dans lequel on peut respirer et se déplacer sans marcher sur les autre.
C’est l’avantage de passer par des sociétés comme Privateaser, qui en plus de donner la possibilité de privatiser un lieu, propose aussi un accompagnement professionnel pouvant répondre aux questions liées à la superficie par exemple !
#4 Les besoins en électricité
Un élément, souvent négligé, est la quantité d’énergie électrique disponible sur le site.
Il s’agit le plus souvent d’un problème dans les vieux immeubles, mais il peut survenir n’importe où à partir du moment où vous avez besoin de beaucoup d’énergie pour l’éclairage, l’équipement audio et vidéo.
Les besoins en énergie ne peuvent être déterminés et vérifiés que par des spécialistes. Le personnel interne et les fournisseurs d’équipement devront se concerter pour estimer à peu près les besoins requis !
Certains matériels ont des consommations très importantes, on pense notamment aux grands écrans LED, aux nombreux grands projecteurs mobiles et systèmes de sonorisation.
Ajoutez à cela un besoin de chauffage supplémentaire et vous devrez peut-être envisager de louer des génératrices pour que l’événement se déroule dans les meilleures conditions.
Pour en savoir plus sur le lancement de produit de manière générale, nous vous invitons à lire cet article sur le site L’Express.